先日、私が所属している団体が医療機関にフェイスシールドを贈ることになり、急遽、取材依頼を書き、東京都庁の記者クラブのボックスに入れさせていただきました。
最近は、ホームページやFacebookなどのＳＮＳを使って情報を発信することがほとんどで、取材依頼やプレスリリースを書いたり送ったりすることはなくなってしまいましたので、久しぶりに広報活動の原点を思い出しました。
30歳代で広報を専門的に学びましたが、その頃は取材依頼やニュースリリースを送るということが、広報の主な活動になっていました。基本的に広報は人々と企業や団体・組織を結ぶ幅広いコミュニケーション活動ですが、メディアに取材依頼をすることだけが広報と考えている人がほとんどといった時代でした。
その頃セミナーでは、取材依頼やニュースリリースの書き方、メディアに送るタイミングなどについてお話することが多かったのですが、私自身は雑誌の編集者で取材依頼を受ける立場でもありました。
しかし、どのような活動をするのか、その目的は何なのか、対象者は誰なのかといった基本的なことすらさっぱりわからないことが多々ありました。連絡をしようにもいくら電話をかけてもつながらないというケースもありました。実際に取材に出かけても、誰に聞いたらいいのか、どこへ行けばいいのか、受付にいる人が取材依頼したことなど全く知らされていなくて困ることもよくありました。
当時はファクスでメディアに依頼状を送るというのが多かったので、基本的にはモノクロで依頼状やリリースを作成していましたが、今はメールが主流になりましたから、カラーできれいにとっつきやすくすることも大切になります。
- 何をするのか、どのような製品かなど、中身が一目でわかる見出しをつける。
- 本文は結論から書く。
- 活動や製品発表会など、取材に来てもらいときは場所と時間を一目でわかるように入れる。
- イラストや写真などを入れて、目を引くようにする。
- 企業や団体・組織を印象付けるようにロゴや決まったカラーを使うようにする。
- 問い合わせ先の担当者名、メール、電話番号を分かりやすいように入れる。
以上は基本的なことで、知っているよとか、やっているよという方も多いと思いますが、受け手から見ると、取材に出かけようと急いでいるときにどこに住所が書いてあるのか、担当者名や連絡先がどこにあるのか見つけられなくて、イライラすることがよくあるのです。そういう意味ではレイアウトも大切になってきます。
次回は、取材依頼を受けた立場から、もう少し具体的にご紹介いたします。
nf528主宰 二神 典子